Kwaliteitscontrole voor de gebouwen die u beheert
Dit is geen CMMS. Er is geen activaregister, geen werkorders en geen onderhoudsplanning. Wat er wel is, is de inspectiekant: u loopt een ronde met uw telefoon, zet een gebrek op de plattegrond of op uw model, en de foto en de exacte plek gaan mee. Daarna exporteert u het rapport. Dat deel klopt gewoon.
De ronde van vorig kwartaal zit in een telefoon
U loopt hetzelfde gebouw vier keer per jaar. Dak, technische ruimte, trappenhuizen, de gangen waar niemand naar kijkt. De gebreken belanden als foto's op uw telefoon, een paar in een schriftje, de rest in uw hoofd. En dan vraagt het bestuur in maart wat er sinds december is veranderd, of vraagt de advocaat van een huurder wanneer u het vocht in unit 12 voor het eerst zag. U heeft tweehonderd foto's met een tijdstip en zonder adres. Welke gang het was, kunt u niet aantonen. Dat u het gemeld heeft ook niet. En de ronde die u wel netjes liep, telt voor niets.
Elke ronde levert bewijs op
- U bouwt de ronde één keer als checklist en loopt hem daarna met een Android-telefoon, ook offline in een technische ruimte zonder bereik.
- Een gebrek zet u op de PDF-plattegrond of op uw model, zodat de locatie meereist in plaats van in de omschrijving te blijven hangen.
- De foto hangt u er ter plekke aan vast, u tekent de scheur op de foto zelf aan en wijst het punt toe aan degene die het oplost.
- De ronde exporteert u als PDF-rapport, en product- en montagecertificaten bewaart u bij hetzelfde gebouw.
Wat u krijgt
Bewust geen CMMS
Geen activaregister, geen werkorders, geen onderhoudsplanning. Wat u krijgt is de inspectieronde, het bewijs en het rapport. Verder doet het niet alsof.
Rondes die terugkomen
U stelt de checklist één keer samen en loopt elk kwartaal dezelfde ronde. Elke ronde staat op zichzelf vastgelegd, dus u ziet wat er sinds de vorige veranderd is.
Gebreken met een adres
Elk gebrek staat op de plattegrond of op uw model, op de exacte plek, met de foto eraan. Twee jaar later loopt iemand er nog steeds rechtstreeks naartoe.
Certificaten bij het gebouw
Product- en montagecertificaten staan bij het project, niet in een gedeelde map die niemand bijhoudt. Vraagt een inspecteur ernaar, dan opent u één plek.
Veelgestelde vragen
- Is dit een CMMS of een onderhoudsbeheersysteem?
- Nee. Er is geen activaregister, geen werkorders en geen onderhoudsplanning. Wat er wel is: de inspectieronde, gebreken met bewijsfoto's, certificaten bij het gebouw en een PDF-rapport. Het staat naast een onderhoudssysteem, het vervangt er geen.
- Kan ik elk kwartaal dezelfde inspectieronde lopen?
- Ja. U stelt de checklist één keer samen en loopt hem daarna elke keer opnieuw, met een Android-telefoon, ook offline als er in de technische ruimte geen bereik is. Elke ronde houdt een eigen datum, eigen foto's en eigen gebreken, zodat u twee rondes naast elkaar kunt leggen.
- Heb ik een 3D-model nodig?
- Nee. Een PDF-plattegrond is genoeg om een gebrek op de exacte plek te zetten, en dat is wat de meeste gebouwen in gebruik ook echt bij de hand hebben. Is er een IFC-model, dan laadt u dat en plaatst u gebreken ook in 3D, maar niets hier hangt daarvan af.